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Direttiva ministeriale: obbligo per le imprese a dotarsi di PEC

Una Direttiva del Ministero dello Sviluppo Economico, adottata di concerto con il Ministro della Giustizia chiarisce gli obblighi delle imprese registrate alla Camera di Commercio - Registro delle Imprese, di dotarsi di Posta Elettronica Certificata. Tale chiarimento va incontro all'esigenza di standardizzazione delle procedure del Processo Civile Telematico. La direttiva ministeriale impone alle imprese non solo di comunicare al Registro delle Imprese una propria PEC funzionante ma anche di tenere aggiornato il dato in caso di variazioni.

Di seguito il testo della direttiva: 

IL MINISTRO DELLO SVILUPPO ECONOMICO

DI CONCERTO CON IL MINISTRO DELLA GIUSTIZIA

Visto l'art. 8 della legge 29 dicembre 1993, n. 580 recante "Riordinamento delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura" ed in particolare il comma 2, secondo cui: "Al fine di garantire condizioni di uniformità informativa su tutto il territorio nazionale e fatte salve le disposizioni legislative e regolamentari in materia, nonché gli atti amministrativi generali da esse previsti, il Ministero dello sviluppo economico, d'intesa con il Ministero della giustizia, sentita l'Unioncamere, emana direttive sulla tenuta del registro delle imprese";

Visti gli articoli 2188, 2190 , 2191, 2194 e 2630 del codice civile;

Visto l'articolo 6bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante "Codice dell'amministrazione digitale", che ha istituito l'indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata PEC);

Visto l'articolo 16, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185 recante "Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale", convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n.2, che al comma 6 prevede che tutte le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, ed al comma 6 bis prevede la relativa sanzione per il mancato adempimento;

Visto l'articolo 5, comma 2, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 recante "Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, che prevede che le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale sono tenute a depositare, presso l'ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata pena l'irrogazione di specifica sanzione;

Visto l'articolo 8 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3", che prevede che quando il messaggio di posta elettronica certificata non risulta consegnabile il gestore comunica al mittente, entro le ventiquattro ore successive all'invio, la mancata consegna tramite un avviso secondo le modalità previste dalle regole tecniche di cui all'articolo 17;

Tenuto conto della nota dell'Agenzia per l'Italia digitale in data 18 dicembre 2013, n. 9089, indirizzata ai gestori di PEC, che prevede il divieto assoluto di riassegnazione delle caselle di posta elettronica certificata;

Osservata una disomogeneità nell'applicazione delle citate disposizioni sul territorio nazionale da parte degli uffici del registro delle imprese;

Considerato che tale disomogeneità rappresenta un sicuro e grave ostacolo all'ordinato svolgimento dell'attività delle imprese, nonché all'affidabilità delle notizie ricavabili dal registro delle imprese ed all'implementazione dell'agenda digitale italiana, con particolare riferimento al processo civile telematico di cui all'articolo 16 bis del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 ;

Tenuto conto dei più recenti pareri espressi in materia di indirizzi non univoci di posta elettronica certificata, dal Ministero dello sviluppo economico e dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri -

Agenzia per l'Italia digitale, in base ai quali si devono considerare superate le diverse indicazioni operative fornite in passato;

Ritenuto, pertanto, indispensabile emanare, ai sensi del citato articolo 8, comma 2, della legge 29 dicembre 1993, n. 580, una direttiva volta ad uniformare l'applicazione delle disposizioni normative in questione da parte degli uffici del registro delle imprese;

Sentita l'Unioncamere - Unione italiana delle camere di commercio - che ha espresso il proprio positivo avviso con nota prot. n. 8253 del 25 marzo 2015;

emana la seguente

DIRETTIVA

1.1 La presente direttiva contiene misure necessarie ad assicurare che le imprese costituite in forma societaria e le imprese individuali attive non soggette a procedura concorsuale, si adeguino all'obbligo di:

- munirsi di una casella di posta elettronica certificata;

- iscrivere il relativo indirizzo nel registro delle imprese;

- mantenere attiva la casella di posta elettronica certificata;

1.2 L'iscrizione al registro delle imprese dell'indirizzo di posta elettronica certificata di un'impresa è legittimamente effettuata solo se detto indirizzo è nella titolarità esclusiva della medesima, perché ciò costituisce il requisito indispensabile per garantire la validità delle comunicazioni e delle notificazioni effettuate con modalità telematiche;

1.3 Prima di procedere all'iscrizione di un indirizzo di posta elettronica certificata, l'ufficio del registro delle imprese verifica, attraverso la consultazione degli elenchi di cui all'articolo 16- ter del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, che questo non risulti già assegnato ad altra impresa. In tal caso invita il richiedente ad indicare un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata entro un congruo termine, pena il rigetto della domanda d'iscrizione.

L'ufficio del registro delle imprese verifica, altresì, con modalità informatiche, se la casella già assegnata è inattiva ed in tal caso ne dà comunicazione alla Pubblica Amministrazione che gestisce il pubblico elenco in cui l'indirizzo è iscritto, perché adotti i provvedimenti di competenza; quando non è possibile individuare l'elenco in cui l'indirizzo è iscritto, la comunicazione è data a tutte le pubbliche amministrazioni che gestiscono gli elenchi di cui al citato articolo 16-ter;

1.4 Se l'indirizzo di posta elettronica certificata risulta nella esclusiva titolarità dell'impresa richiedente l'iscrizione, l'ufficio del registro delle imprese, prima di procedere, verifica con modalità informatiche che la relativa casella sia attiva; in caso negativo, invita il richiedente ad indicare un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata entro un congruo termine, pena il rigetto della domanda d'iscrizione;

1.5 L'ufficio del registro delle imprese verifica, con modalità automatizzate e con periodicità almeno bimestrale, se le caselle di posta elettronica certificata relative agli indirizzi iscritti nel registro stesso sono attive.

In caso negativo, l'ufficio invita l'impresa interessata a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata entro un termine non superiore a dieci giorni, decorso il quale procede alla cancellazione dell'indirizzo in questione ai sensi dell'articolo 2191 del Codice civile.

L'ufficio comunica, altresì, con modalità informatiche, gli indirizzi le cui caselle sono risultate inattive e i dati identificativi delle imprese che ne sono titolari, alle pubbliche amministrazioni che gestiscono i pubblici elenchi di cui all'articolo 16-ter del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, perché queste adottino i provvedimenti di competenza;

1.6 L'ufficio del registro delle imprese verifica, con modalità automatizzate, se uno stesso indirizzo di posta elettronica certificata è iscritto sulla posizione di due o più imprese. In tal caso, per le caselle risultate inattive, applica le disposizioni di cui al punto 1.5, secondo e terzo periodo; per le caselle risultate attive, invita tutte le imprese, diverse da quella che ha iscritto per ultima il predetto indirizzo, a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata entro un termine non superiore a dieci giorni, decorso il quale applica le disposizioni di cui al punto 1.5, secondo periodo;

1.7 L'ufficio del registro delle imprese , con modalità automatizzate, verifica che l'iscrizione di un indirizzo, di posta elettronica certificata sia univocamente ed esclusivamente riconducibile alla posizione di un'unica impresa. In caso negativo, cioè, nel caso in cui l'impresa si sia avvalsa di un indirizzo riconducibile ad altra impresa o professionista, l'ufficio applica le disposizioni di cui al punto 1.5, secondo periodo.

2. L'ufficio del registro delle imprese, che riceve un'istanza di iscrizione da parte di un'impresa nei cui confronti è stato adottato il provvedimento di cancellazione d'ufficio dell'indirizzo di posta elettronica certificata ai sensi del punto 1.5, secondo periodo, provvede, a norma dell'articolo 16, comma 6 bis, del decreto legge n.185 del 2008 (nel caso delle imprese societarie), e dell'articolo 5, comma 2, secondo periodo, del decreto legge 179 del 2012 (nel caso delle imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale);

3. Le sanzioni previste dalle disposizioni di cui al punto precedente comportano che, ove un' impresa, individuale o societaria, sulla cui posizione non risulti iscritto alcun indirizzo di posta elettronica certificata, anche a seguito di cancellazioni d'ufficio effettuate ai sensi della presente direttiva, presenti al registro delle imprese un' istanza di iscrizione, questa è sospesa fino a quarantacinque giorni, nel caso dell'impresa individuale, e fino a tre mesi, nel caso di impresa societaria, al fine di consentire l'integrazione dell'istanza con la comunicazione di un indirizzo di posta elettronica certificata proprio e corrispondente ad una casella attiva. L'omessa comunicazione entro i suddetti termini comporta, ai sensi delle norme richiamate, il rigetto dell'istanza, che «si intende non presentata», con conseguente applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall'art. 2194 del Codice civile, per le imprese individuali, e dall'art. 2630 del Codice civile, per le imprese societarie, per l'omessa iscrizione di atti o notizie nel registro delle imprese.

Tale omessa comunicazione determina, altresì, l'apertura del procedimento per l'iscrizione d'ufficio, ai sensi dell'art. 2190 del Codice civile, dell'atto o della notizia oggetto dell'istanza considerata come non presentata.

IL MINISTRO DELLO SVILUPPO ECONOMICO

IL MINISTRO DELLA GIUSTIZIA

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